プライバシーポリシー : 電機連合福祉共済センター

プライバシーポリシー

個人情報に関わる基本方針（プライバシーポリシー）

電機連合福祉共済センターは、電機連合が展開する「ねんきん共済（悠々プラン含む、以下同様）」「けんこう共済」「けんこう共済アシスト」「ファミリーサポート共済」「あんぜん共済」「あんしん共済」「ゆうあい共済」の７つの産別共済制度を推進するほか、共済ローンの取り扱い、介護相談サービスの契約提供、ハートフルセンターの運営など、付帯サービスを含めて多岐にわたる事業を行っています。

個人情報保護法への対応については、とくに「共済制度」の運営に関わる課題を中心に、以下のとおり、「個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）」を制定し、個人情報の保護と安全管理を徹底する行動指針といたします。

個人情報保護の基本的な考え方

全日本・電機・電子・情報関連産業労働組合連合会　福祉共済センター（以下　共済センター）は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、電機連合の産別労働運動の柱としての共済制度に対する加盟組合・組合員の信頼をより向上させるため、個人情報保護法（以下、保護法という）、その他の関連法令、ガイドラインなどを遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。

共済センターは、個人情報の取り扱いが適正に行われるように、共済制度の運営に従事する役職員（出向者、派遣者を含む）への教育、指導・監督を徹底し、適正な取り扱いが行われるよう、取り組んでいきます。

共済センターは、個人情報の取り扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、共済センターの個人情報の取り扱いおよび安全管理に関わる適切な措置については、適宜、見直して改善します。
個人情報の定義

共済センターでは、個人情報を生存する個人に関する情報で次の各号に該当するものと定義します。なお、個人情報には、契約管理に関する情報（加入者の氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、共済加入者番号、組合員番号、社員番号（社員コード）、組合支部コード（県番号・団体番号）、商品番号、事業所番号、所属番号、職場番号、推進員番号、契約番号、職業・職務、職種、家族状況、健康状態、他の保険契約等、金融機関に関する情報及び共済金受取人の氏名・生年月日・続柄等に関する情報など）、給付金請求書又は共済金支払請求書に記載される情報（契約管理に関する情報の他に、事故状況及び給付金支払いに関する情報など）及び積立金明細書に記載される情報（掛金額、積立金額又は配当金（割戻金）に関する情報など）、年末調整手続事項に記載される情報（契約管理に関する情報の他に年間払込金額、割戻金額、申告金額）、メールアドレスを含みます。
1. 当該情報に含まれる氏名、生年月日等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます）。
2. 個人識別符号(当該情報単体から特定の個人を識別できるものとして関係法令で定められた文字、番号、記号その他の符号をいいます)が含まれるもの。
個人情報の取得

共済センターは、共済制度の運営に必要な範囲で、かつ、適法で公正な手段により、主に上記２項に掲げる個人情報を取得します。また、共済センターは、利用目的をあらかじめ公表、若しくは、本人に通知又は公表したうえで個人情報を取得します。
個人情報の利用目的

共済センターは、取得した個人情報を、「ねんきん共済」「けんこう共済」「けんこう共済アシスト」「ファミリーサポート共済」「あんぜん共済」「あんしん共済」「ゆうあい共済」など、共済センターが運営する共済制度の各種事務手続き（以下の各事務を含む。）などのために利用するものとし、利用目的の達成に必要な範囲内で適正に個人情報を利用します。
- 生命保険料控除データに関する業務
- 給付金（共済金）支払いに関する業務
- 積立完了者一覧表の発行
- 統計帳簿票の作成
- 理事会・評議員会の資料作成
- ご契約のしおりの送付
- 加入引受一覧発行
- 各種書類(加入者票（共済契約証書）、申込書、積立金明細書、生命保険料控除証明書、共済掛金払込証明書、ねんきん共済お支払いのご通知（共済金等支払通知書）、共済金の年金支払額のお知らせ、年金受給書、共済契約証書等)の発行
- 各種ご案内(自動継続、積立完了、繰延満了、掛金口座引落、掛金引落不能自動脱退等、契約終了、子供契約満了等)の発行
- 各種システム(新給付システム、電機共済サポートシステム、新加入促進支援システム、文書管理システム、明治安田生命契約照会システム、全国労働者共済生活協同組合連合会（以下、全労済）契約照会システム等)の運用
- 本人確認
- その他、上記の利用目的に付随する目的
個人データの処理にかかる外部委託、共同利用及び第三者への提供
1. 個人データ処理の外部委託
  
  共済センターは、上記４項の「個人情報の利用目的」の達成に必要な範囲内において、業務を円滑に進めるため、個人データ取扱業務の全部または一部を委託することがあります。この場合、その委託先に対して、個人情報の適切な管理、使用終了後の適切な返還・廃棄等について、安全かつ適切な措置を施すよう監督します。
2. 共同利用
  
  ア　共済センターは、共済制度の運営にあたり、その共済制度の維持・管理、共済掛金の収納や給付金の支払い、各種サービスの案内・提供など、共済制度の運営に付随する業務を推進するため、以下に従い、取得した個人情報を共同利用する場合があります。
  
  ①共同利用する者の範囲
  - 株式会社コンポーズ・ユニ
  - 株式会社マックス
  - 株式会社コンポーズ発送
  - 全労済
  ②共同利用する情報項目
  - 基本情報：氏名、住所、生年月日、性別、電話番号
  - 社員番号（社員コード）
  - 共済加入者番号
  - その他保有する個人情報のうち必要な項目
  ③共同利用する目的
  
  前項の各目的
  
  ④共同利用の管理責任者
  
  名称：電機連合福祉共済センター
  住所：〒100-0011　千代田区内幸町1-3-1　幸ビルディング6F
  代表者：理事長　野中孝泰
  
  ※ここでいう「管理責任者」とは、開示等の請求及び苦情を受け付け、その処理に尽力するとともに、個人データの内容等について、開示、訂正、利用停止等の権限を有し、安全管理等個人データの管理について責任を有する者をいいます。
  
  ⑤なお、共同利用する先に対しては、個人情報の適正かつ安全な管理に必要な措置を講ずることについて、共済センターとして適切な指導・監督を行うこととします。
  
  共同利用する先の個人情報に関する取り扱いは、下記のホームページをご覧下さい。
  イ　共済センターは、共済制度の運営にあたり、その共済制度の維持・管理、契約内容の変更等各種サービスを行うため、以下に従い、取得した個人情報を共同利用する場合があります。
  
  ①共同利用する者の範囲
  - 共済加入者が属する労働組合
  - 共済加入者が属する労働組合が加入する労働組合連合会
  ②共同利用する情報項目
  - 基本情報：氏名、住所、生年月日、性別、電話番号
  - 社員番号（社員コード）
  - 共済加入者番号
  - その他保有する個人情報のうち必要な項目
  ③共同利用する目的
  
  前項の各目的
  
  ④共同利用の管理責任者
  
  名称：電機連合福祉共済センター
  住所：〒100-0011　千代田区内幸町1-3-1　幸ビルディング6F
  代表者：理事長　野中孝泰
  
  ※ここでいう「管理責任者」とは、開示等の請求及び苦情を受け付け、その処理に尽力するとともに、個人データの内容等について、開示、訂正、利用停止等の権限を有し、安全管理等個人データの管理について責任を有する者をいいます。
3. 個人データの第三者提供
  
  ア　電機連合は、共済制度の運営にあたっては、その共済制度の維持・管理、共済掛金の収納や給付金の支払い、各種サービスの案内・提供など、共済制度の運営に付随する業務を推進するために保険契約を締結しています。共済センターは、契約を締結した「生命保険会社（共同取り扱い会社を含む、以下同じ）」及び「損害保険会社（共同取り扱い会社を含む、以下同じ）」などに、上記目的の範囲内で個人データを第三者提供します。
  
  イ　上記個人データの第三者提供は、以下のいずれかを満たす場合に限って行います。
  
  ①本人が同意している場合。
  
  ②法令等に基づく場合
  
  ③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  
  ④国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けたものが、法令の定める事務を遂行することに対して協力することが必要である場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
  
  ウ　上記アの各契約先における個人情報の取り扱いは、各契約先が定めるプライバシーポリシーに従って取り扱われます。
  なお、各契約先に対しては、個人情報の適正かつ安全な管理に必要な措置を講ずることについて、共済センターとして適切な指導・監督を行うこととします。
  
  各契約先のプライバシーポリシーは、下記のホームページをご覧下さい。
  - 明治安田生命保険相互会社
  - 東京海上日動火災保険株式会社
個人データの安全管理措置
1. 共済センターは、取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取り扱い規程の整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性を確保するために、適切な措置を講じます。また、役員及び個人情報を取り扱う担当者に対して個人データの取り扱いに関する社内教育を行い、保管期間を経過した個人データについては適切な方法によって廃棄消去します。具体的な措置は、以下のとおりです。
  - 個人情報取扱基本規程及びプライバシーポリシーの制定
  - 個人情報の管理責任者等を定め、組織的な安全管理措置を実施
  - 個人データを取り扱う従業者等に対する教育訓練、安全対策の実施並びに周知を徹底する措置を実施
  - 個人データを取り扱う区域において、従業者等の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
  - 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
  - アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
  - 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
  - 個人情報の漏えい等の発生又は兆候を把握した場合における報告連絡体制を整備
2. 共済センターは、業務の一部を委託し、その委託先に対して必要な個人情報を提供する場合、その委託先に対して、個人情報の適切な管理、使用終了後の適切な返還・廃棄等について、安全かつ適切な措置を施すよう監督します。
開示

加入者の個人情報に関して、情報の開示を希望される場合は、加入者ご本人であることを確認した上で、適切な期間および範囲で開示します。
訂正・削除等

加入者の個人情報に関して、訂正、追加または削除を希望される場合は、加入者ご本人であることを確認した上で、事実と異なる内容がある場合には、適切な期間及び範囲で訂正、追加または削除をします。
利用停止・消去、第三者への提供の停止

加入者の個人情報に関して、利用停止または消去、及び第三者への提供の停止を希望される場合は、加入者ご本人であることを確認した上で、適切な期間及び範囲で利用停止または消去、及び第三者への提供の停止をします。

各種お問い合わせの受付方法・窓口

加入者の情報に関する上記５項から９項に関する申し出及びその他の個人情報に関するお問い合わせは、以下の方法で受け付けます。

受付手続き
下記の窓口に、郵便、電話、ＦＡＸまたはEメールでお申し出下さい。受付手続きの詳細については別途定め、お申し出を受けた時点でご説明しますが、加入者ご本人であることを確認した上で、ご回答については書面またはその他の適切な手段で対応させていただきます。

①受付窓口

名称	電機連合福祉共済センター
住所	〒100-0011　千代田区内幸町1-3-1　幸ビルディング6F
電話	03-3528-8460 （ねんきん共済）フリーダイヤル　0120-106911 専用電話　　　　03-3528-8461 （けんこう共済、けんこう共済アシスト）フリーダイヤル　0120-046488 専用電話　　　　03-3528-8463 （ファミリーサポート共済）フリーダイヤル　0120-117272 専用電話　　　　03-3528-8465 （福祉会）フリーダイヤル　0120-003974 専用電話　　　　03-3528-8466
ＦＡＸ	03-3528-8467
Ｅメールアドレス	fukusikyousai7514@jeiu.or.jp

下記の福祉共済センターホームページの「お問い合わせフォーム」からも手続きをすることができます。
（共済センターホームページ）https://kyosai.jeiu.or.jp/

②受付時間
原則として、土・日、祝日を除く、月曜日〜金曜日の9：00〜17：30までです。
なお、電機連合本部が定める年間カレンダーに基づく５月連休、夏季連休、年末・年始連休などもお休みさせていただきますので、ご了承ください。

③代理人からのお申し出
代理人によるお申し出は、代理人であることを証明する委任状、委任状に押印された印鑑の印鑑証明書の確認、加入者ご本人への電話等による確認をさせていただいた上で、対応させていただきますので、ご了承ください。

代償措置、手数料など
上記５項から９項に関する申し出に対応するために、膨大な事務や費用が掛かるなどの事態が発生する場合は、加入者ご本人と協議の上、代償措置や加入者に手数料を頂く場合もありますので、ご留意ください。

2005年3月制定
2014年9月一部改訂
2017年5月一部改訂
2019年1月一部改訂
2022年4月一部改訂
2023年6月一部改訂